Google Tasks es la herramienta de gestión de pendientes integrada en Google Workspace. Permite registrar acciones concretas, asignarles fecha y hora, organizarlas en listas y marcarlas como completadas. Al pertenecer al ecosistema de Google, está disponible en Gmail, Calendar y en su propia aplicación, sin necesidad de instalar software adicional.

Google Tasks está disponible en tres puntos de acceso desde el navegador. Elija el que mejor se integre con su flujo de trabajo habitual; todos muestran las mismas listas y tareas.

Una tarea es la unidad mínima de acción en Tasks: un ítem concreto que debe hacerse. Puede ser tan simple como "Llamar al proveedor" o tan detallada como se necesite, con fecha, hora y notas adicionales.

Crear una tarea nueva

1. En el panel de Tasks (cualquiera de los tres accesos), hacer clic en + Agregar una tarea.
2. Escribir el nombre de la tarea. Ejemplo: "Confirmar reserva grupo tour matutino".
3. Presionar Enter para guardar, o hacer clic en el ícono de lápiz para añadir detalles.

Añadir fecha, hora y notas

1. Hacer clic en el ícono de lápiz (editar) junto a la tarea creada.
2. En el campo Fecha/hora, seleccionar el día y la hora límite.
3. En Detalles, agregar notas adicionales: número de contacto, instrucciones, etc.
4. Hacer clic en Guardar.

Marcar como completada o eliminar

1. Para completar: hacer clic en el círculo vacío a la izquierda de la tarea. Se marca con una tilde y se archiva automáticamente.
2. Para eliminar: abrir la tarea (ícono lápiz) y hacer clic en el ícono de papelera en la esquina superior derecha.

Las listas permiten separar los pendientes por proyecto, área o contexto, evitando mezclar actividades de distintos ámbitos. Cada lista es independiente y puede gestionarse por separado.

Crear una lista nueva

1. En el panel de Tasks, hacer clic en el nombre de la lista actual (por defecto: "Mis tareas").
2. Aparece un menú desplegable. Seleccionar Crear lista nueva.
3. Escribir el nombre de la lista. Ejemplo: "Mantenimiento Tirolesas" o "Pendientes Facturación".
4. Hacer clic en Listo.

Cambiar entre listas / renombrar / eliminar

1. Hacer clic en el nombre de la lista activa para desplegar el selector.
2. Seleccionar cualquier lista para cambiar a ella.
3. Para renombrar o eliminar: hacer clic en los tres puntos (⋮) junto al nombre de la lista y elegir la opción.

Cuando una tarea implica varios pasos, las subtareas permiten desglosarla sin perder el hilo del pendiente principal. La recurrencia es especialmente útil para rutinas operativas que se repiten diaria, semanal o mensualmente.

Crear subtareas

1. Abrir la tarea principal (ícono de lápiz).
2. En la vista de detalle, hacer clic en Agregar subtareas.
3. Escribir el nombre de cada subtarea y presionar Enter para agregar la siguiente.
4. Hacer clic en Guardar. Las subtareas aparecen indentadas debajo de la tarea principal.

Asignar fecha con recordatorio

1. Al editar la tarea, seleccionar el campo Fecha/hora.
2. Elegir la fecha en el calendario emergente.
3. Activar la hora si se requiere un recordatorio a una hora específica.
4. Google Tasks enviará una notificación en el navegador (o en la app móvil) a la hora indicada.

Configurar recurrencia

1. Abrir la tarea y seleccionar una fecha.
2. Aparecerá la opción No se repite junto a la fecha; hacer clic en ella.
3. Seleccionar la frecuencia: Todos los días, Todas las semanas, Todos los meses o Todos los años.
4. Para configuraciones avanzadas (ej. "cada lunes y miércoles"), seleccionar Personalizar.
5. Guardar. La tarea se regenerará automáticamente cada vez que se marque como completada.

Cuando un correo requiere una acción concreta, puede convertirse en tarea directamente desde Gmail, conservando el enlace al mensaje original para consultarlo en contexto.

Método 1 — Arrastrar al panel de Tasks

1. Con el panel de Tasks abierto en Gmail, localizar el correo en la lista de mensajes.
2. Hacer clic sobre el correo y arrastrarlo hacia el panel de Tasks.
3. Se crea automáticamente una tarea con el asunto del correo como nombre y un enlace al mensaje.

Método 2 — Botón "Añadir a Tasks" desde el correo abierto

1. Abrir el correo que requiere seguimiento.
2. En la barra de íconos superior del correo (junto a archivar, eliminar, etc.), hacer clic en el ícono de Tasks (lista con tilde).
3. Se crea la tarea con el asunto y el enlace. Desde el detalle de la tarea se puede añadir fecha y notas.

Las tareas con fecha asignada pueden visualizarse dentro de Google Calendar, lo que permite tener en un solo lugar tanto los eventos programados como los pendientes con fecha límite.

Activar la capa de Tasks en Calendar

1. Abrir Google Calendar.
2. En el panel izquierdo, dentro de "Otros calendarios", buscar y activar Tasks (si no aparece, hacer clic en el ícono + junto a "Otros calendarios" y buscarlo).
3. Una vez activado, las tareas con fecha aparecen en la cuadrícula del calendario con un color diferente a los eventos.

Cómo aparecen las tareas

Las tareas se muestran como un bloque en la parte superior del día correspondiente (zona de "todo el día"), marcadas con un ícono de tilde. Hacer clic en una tarea desde Calendar permite marcarla como completada o editarla directamente.

La aplicación móvil de Google Tasks está disponible para iOS y Android de forma gratuita. Permite consultar, crear y completar tareas desde cualquier lugar, y se sincroniza automáticamente con la cuenta de Google corporativa en tiempo real —sin necesidad de conexión permanente; los cambios se sincronizan al recuperar la señal.

Las notificaciones de tareas con hora específica se reciben como alertas en el teléfono, lo que resulta útil para el equipo operativo que no siempre tiene acceso a una computadora durante su jornada.

A continuación se presentan escenarios concretos para cada área. Utilícelos como punto de partida para crear sus propias listas y adaptarlos a su realidad diaria.

Paso 1 — Crear el checklist en Google Docs

1. Abrir el documento de equipo en Google Docs (minuta semanal, tracker de área, etc.).
2. Hacer clic en el ícono de lista de tareas en la barra de herramientas (✅) o ir a Formato → Viñetas y numeración → Lista de tareas.
3. Escribir cada pendiente en un renglón separado.

Paso 2 — Asignar el ítem como tarea a un compañero

1. Pasar el mouse sobre el ítem del checklist — aparece el ícono de Google Tasks (✓+) a la izquierda.
2. Hacer clic en ese ícono. Se abre un panel con tres campos: título (prellenado), usuario asignado y fecha.
3. En Usuario asignado, escribir el nombre o correo del compañero y seleccionarlo.
4. Opcionalmente, establecer una fecha límite.
5. Hacer clic en "Asignar como tarea".

Ejemplo aplicado: minuta de Marketing

✓ 5 buenas prácticas

• ✓
  Revisar Tasks al inicio de la jornada. Dedicar 5 minutos cada mañana a revisar las tareas del día evita olvidos y permite reorganizar prioridades antes de que empiece la operación.
• ✓
  Una lista por contexto, no por persona. Crear listas por proyecto o área ("Checklist apertura"), no por persona, facilita encontrar lo correcto rápidamente.
• ✓
  Fechas realistas. Asignar la fecha en que realmente se hará la tarea, no la fecha ideal. Tareas con fechas vencidas se acumulan y generan ruido.
• ✓
  Nombres de tarea accionables. Empezar con un verbo: "Llamar a", "Enviar", "Verificar", "Registrar". Evitar nombres vagos como "Proveedor" o "Pendiente".
• ✓
  Completar al terminar, no al final del día. Marcar la tarea como completada en el momento de terminarla, no acumularlas para marcar al cierre. Esto da claridad en tiempo real.

⚠ 3 errores comunes

• ✗
  Usar una sola lista para todo. Mezclar callbacks, checklists operativos y pendientes administrativos en "Mis tareas" genera una lista inmanejable. Usar listas separadas por área.
• ✗
  Crear tareas sin fecha cuando sí tienen urgencia. Una tarea sin fecha no genera notificación ni aparece en Calendar. Si tiene fecha límite, siempre asignarla.
• ✗
  Asumir que Tasks es colaborativo. Google Tasks es una herramienta individual. No es posible asignar tareas a otros compañeros desde esta aplicación; para eso se usan otras herramientas del Workspace.